Kontakt
Kontakt

CASE STUDIES

System automatyzacji procesów przetargowych i generowania ofert

Realizacja:

2025 – 2026

Branża:

Budownictwo i Infrastruktura

Profil działalności klienta:

Generalny wykonawca infrastruktury sieciowej i teletechnicznej, realizujący wielomilionowe projekty dla sektora publicznego (samorządy, spółki skarbu państwa, instytucje rządowe). Firma bierze udział w kilkudziesięciu przetargach publicznych jednocześnie.

Realizacja:
Branża:
Profil działalności klienta:

2025 – 2026

Budownictwo i Infrastruktura

Generalny wykonawca infrastruktury sieciowej i teletechnicznej, realizujący wielomilionowe projekty dla sektora publicznego (samorządy, spółki skarbu państwa, instytucje rządowe). Firma bierze udział w kilkudziesięciu przetargach publicznych jednocześnie.

??
??
??

Wyzwania

Dział ofertowania i zamówień publicznych w organizacji mierzył się z ogromną presją czasu, restrykcyjnymi formalnościami prawnymi oraz koniecznością analizy setek stron dokumentacji. Barierami operacyjnymi były przede wszystkim:

  • Manualne wyciąganie kryteriów oceny, listy załączników, wymagań formalnych i ryzyk prawnych, co ograniczało zespołowi czas na właściwą kontrolę kompletności wniosków.
  • Wysoki koszt utraconych szans - z powodu ograniczeń kadrowych dział ofertowania musiał rezygnować z części postępowań, co ograniczało potencjał przychodowy firmy.
  • Ryzyko odrzucenia oferty przez błędy formalne.

Rozwiązanie

Odpowiedzią było wdrożenie dedykowanego asystenta AI zintegrowanego z wewnętrznym repozytorium dokumentów firmy, działającego w oparciu o architekturę RAG. System zautomatyzował proces ofertowania w trzech krokach:

  • Automatyczny audyt i analiza SWZ (Instant Insighs) - system skanuje całą dokumentację i ekstrahuje kluczowe parametry: terminy, kryteria oceny ofert, wymagane certyfikaty oraz klauzule wysokiego ryzyka.
  • Na podstawie wyekstrahowanych wymagań, system przeszukuje historyczne oferty klienta oraz opisy techniczne projektów. Następnie tworzy spójne, spersonalizowane odpowiedzi na specyficzne pytania z przetargu, generuje opisy technologii wykonania oraz przygotowuje szkice wymaganych oświadczeń.
  • System generuje dla kosztorysanta automatyczną, interaktywną listę kontrolną (checklistę) wszystkich załączników i dokumentów formalnych, które muszą znaleźć się w finalnej kopercie, eliminując ryzyko odrzucenia oferty z powodów formalno-prawnych.

Co zyskał klient

Skrócenie czasu analizy, klasyfikacji i sprawdzenia finalnej wersji oferty

Pozwoliło to zespołowi skupić się na optymalizacji marży i negocjacjach z podwykonawcami.

Odciążenie zespołu z powtarzalnej pracy administracyjnej

Firma zyskała zdolność operacyjną do obsługi większej liczby postępowań przetargowych, bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

Spadek błędów formalnych

Wprowadzenie automatycznej weryfikacji zgodności wyeliminowało czynnik ludzkiego niedopatrzenia. Składane oferty przechodziły pozytywnie  weryfikację formalną już na etapie otwarcia.

Wyższa efektywność kosztowa i lepsze wykorzystanie wiedzy

Dzięki agregacji historycznej wiedzy firmy – raz wypracowane argumenty przetargowe i opisy techniczne są automatycznie wykorzystywane w nowych postępowaniach, co obniżyło koszt operacyjny działu BD.